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Após a ocorrência de um evento faz-se o balanço relativamente ao seu sucesso: impacto nos media, o feedback do público e dos parceiros, os gastos em recursos e o balanço económico… Estes são alguns dos indicadores que permitem ao promotor avaliar se valeu a pena ou não.

Normalmente o feedback mais imediato provem das notícias e redes sociais, no entanto o promotor poderá identificar indicadores que permitirão monitorizar a evolução do evento em termos reputacionais, financeiros, bem-estar e de impactos. Destaca-se alguns indicadores que o promotor poderá ter em conta para a organização do próximo evento com base nos dados recolhidos em edições anteriores.

Indicadores úteis para recolha de informação:

1. Feedback: fonte de informação mais imediata e clara
O feedback do evento pode surgir por variados canais de forma direta ou indireta: comentários nas redes sociais dos participantes, destaques dos media, feedback do staff e fornecedores, e por último, mas não menos importante, o parecer da comunidade local. 

Os comentários nas redes sociais são geralmente muito positivos, no entanto, há alguns comentários que se destacam negativamente: “muito tempo de espera em filas”, “falta de limpeza regular”, “difícil acesso às casas de banho”, “atrasos de programa sem justificação”, são alguns dos exemplos mais comuns. Estes comentários após o evento devem ser cuidadosamente analisados e devidamente tratados, uma vez que são fonte de informação muito útil que permitirá a melhoria para a edição seguinte. 

Por outro lado, o promotor poderá adotar uma postura proativa e questionar todas as partes interessadas por exemplo a partir de inquéritos de satisfação. Este inquérito poderá chegar facilmente às partes interessadas via email, sms ou então disponibilizar nas redes sociais. 

2. Monitorização de gastos de recursos naturais
Definir indicadores de utilização de recursos naturais, como água ou recursos energéticos, é uma das metodologias mais eficazes de identificar oportunidades de redução. Por exemplo, a monitorização do gasto de água e gasto energético permitem ao promotor atuar atempadamente caso algum valor se desvie do expectável. Equipas preparadas para atuação conseguirão assim evitar um gasto excessivo de recursos. 

Caso não tenham sido definidos indicadores de monitorização na edição anterior, não é impeditivo que um balanço de gastos seja feito. O promotor terá acesso às contagens totais de água e luz e ao peso de resíduos produzidos, permitindo assim um balanço estimado do gasto. Estes dados permitirão ter uma noção aproximada do encargo que o evento cria em relação ao pilar ambiental. 

3. Quantidade de incidentes e acidentes 
A segurança do evento está no topo das prioridades de qualquer promotor. Um evento bem planeado tem implementadas medidas de segurança, não só as obrigatórias por lei (por exemplo: condições técnicas de segurança, dispositivos e sistemas de segurança obrigatórios), mas também outras medidas que reforcem a segurança das pessoas, mas que também potencie o seu conforto, como por exemplo disponibilizar áreas amplas e com zonas de descanso. 

Após o evento, reúna os registos de ocorrências registadas no posto de socorro, de entradas em hospitais, ou de intervenções necessárias das forças de segurança e avalie o porquê de ter acontecido, certamente irá encontrar várias soluções a implementar na próxima edição. 

4. Impacto económico- social na região 
A seleção do local para a realização do evento é feita tendo em conta vários fatores, como por exemplo os acessos e transportes disponíveis, oferta de alojamento nas imediações e infraestruturas existentes. A ocorrência do evento acarreta impactos para a comunidade local, não só negativos, causados por exemplo pelo ruído provocado, pela alteração de circulação, pela atração de pessoas desconhecidas para os habitantes, mas também provoca impactos positivos que potenciam economicamente a região durante aquele período. 

Desta forma, um estudo do impacto económico-social irá agregar informação do valor económico gerado para a região considerando as taxas de contratação de pessoal local, desenvolvimento de negócios locais, níveis de ocupação de restauração e alojamento local, e outras variáveis, tendo em conta não só os dias do evento, mas sim o total de permanência de turistas na região. 

A avaliação do impacto económico-social permite retirar conclusões relativas aos benefícios da ocorrência do evento na região, destacando o sucesso do evento para o Município, habitantes locais, fornecedores e patrocinadores. A demonstração deste desenvolvimento económico-social da região é também impulsionador da aceitação do evento e do aumento de satisfação dos locais pela sua ocorrência.

Após o seu evento, através da avaliação sistematizada destes indicadores, consegue registar lições aprendidas e identificar medidas corretivas, preventivas e inovadoras que melhorem a próxima edição do seu evento. Deste modo potencia a diminuição de custos desnecessários, o aumento de segurança e bem-estar e consequentemente a fidelização de participantes e espetadores, a atração de patrocínios e a aceitação do evento na região. 

Para mais informações, por favor contacte: 
tel: 808 200 747 (Seg. a Sex. das 9h às 18h) 
@: pt.info@sgs.com