Como começar um quadro Kanban?

04 Nov 2021

Autor:
Rui Ferreira
Director de Produtividade da SGS Portugal

O Kanban, termo japonês para “sinalização” ou “sinal”, é uma metodologia que recorre a cartões visuais para garantir o alinhamento do volume de stock às reais necessidades de materiais das equipas de montagem e produção.

O modelo Kanban foi concebido em 1940, no Japão, por Taiichi Ohno, o “pai” do Sistema de Produção Toyota. A inspiração para este sistema partiu da organização, de fluxo contínuo, dos supermercados, onde Taiichi Ohno identificou uma reposição quase directa dos produtos conforme a procura dos consumidores. Esta metodologia foi então adaptada à própria Toyota, através da criação de um “cartão” Kanban, de forma a alinhar os níveis de stock com o uso real dos materiais necessários para produzir os automóveis da marca.

Como funciona um Kanban?

Resumidamente, este cartão funcionava da seguinte forma: os colaboradores da linha de montagem emitiam um Kanban quando identificassem uma escassez de peças necessárias. Esse cartão era passado aos responsáveis pelo stock com o pedido de peças correspondente. No momento da entrega das peças à linha de montagem, o cartão era então devolvido à equipa que iniciou o pedido, funcionando à semelhança de uma “guia” e garantindo assim o cumprimento da entrega nos moldes pedidos. O propósito do sistema era, assim, duplo: por um lado, o de evitar a acumulação de stock em excesso, e por outro, o evitar da errada alocação de recursos.

Como montar e aplicar um modelo Kanban?

1º Passo - Crie um fluxo de trabalho padrão

Neste passo, o objetivo é identificar quem são os colaboradores envolvidos nas diferentes tarefas, quanto tempo demoram para realizar cada tarefa e quais os recursos de que necessitam para as realizar.

Reuniões diárias ou pontos de situação regulares podem ser relevantes na definição rigorosa deste fluxo de trabalho.

2º Passo - Delegue tarefas e recursos de forma cuidada

É importante delegar tarefas e gerir eficientemente recursos humanos e físicos, para que o fluxo contínuo não só não seja prejudicado como o seu cumprimento seja equilibrado e eficiente.

3º Passo - Monte um quadro Kanban adaptado à realidade da sua empresa

Depois de já ter identificado as diferentes tarefas a executar, os recursos necessários e os colaboradores envolvidos, será preciso dividir o processo de produção em etapas. Um quadro Kanban simplificado pode ser composto pelas colunas “Por Fazer”, “Em Execução” e “Concluído”. Consoante os processos existentes na sua empresa, poderá ser preciso inserir mais etapas — ou defini-las de forma mais precisa — e, no que toca às nomenclaturas, estas podem ser adaptadas às necessidades do negócio (por exemplo “Planeamento”, “Revisão”, etc.)

4º Passo - Defina prioridades

Identifique as tarefas-chave que devam ser executadas com maior urgência sempre que surjam no quadro. Se possível, estas devem ser identificadas com algum símbolo ou cor, para uma clara perceção dos agentes humanos envolvidos no processo.

5º Passo - Implemente o modelo Kanban

Ponha em prática o modelo Kanban. Quando implementado de forma correta, deverá ser possível observar um aumento da produtividade num curto espaço de tempo. Após a implementação desta metodologia, é importante acompanhar o seu uso e avaliar o funcionamento do sistema. Em alguns casos, poderão ser necessárias afinações e introduzidos melhoramentos exigidos ajustados à situação particular da sua empresa.

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